Formulare und Checklisten

Kategorie: Beratung Veröffentlicht: Sonntag, 10. September 2017 Geschrieben von Super User Drucken E-Mail

Von der Wiege bis zur Bahre ...

... Formulare, Formulare. So sagt der Volksmund. Und er hat nicht unrecht. Überall wo wir mit grossen Organisationen, seien es Behörden, Banken, Versicherungen, uvm. Informationen austauschen müssen, kommen Formulare zum Zug. Neben den klassischen Formularen in Papier, auch solche mit Durchschreibekopien, gibt es sehr viele Online-Formulare.

Immer wenn es darum geht, Informationen strukturiert zu erfassen und zu prüfen, sind Formulare hilfreich. Sie bringen Informationen in Form. Sie helfen, an alle Informationen zu denken und sie helfen, die Informatinonen standardisiert zu bearbeiten. Die einzelnen Daten stehen immer am selben Ort, das hilft der Effizient. Darum sind Formulare so beliebt. Oder auch nicht, wie zum Beispiel das Steuerformular ...

Und im Verein?

Ah nein, da brauchen wir das ja nicht, wir haben ja nicht soviele Informationen. Spontan würde man da leicht zustimmen. Aber es gibt einige praktische Anwendungen, bei denen Formulare helfen. Zum Beispiel nur schon das Eintrittsgesuch. Benötigen wir neben der Adresse eines eintrittswilligen Mitgliedes auch noch dessen Geburtsdatum? Oder den Bürgerort? Sofern gewisse Vereinsleistungen von diesen Informationen abhängig sind, benötigen wir diese Angaben. Ein einfaches Antragsformular hilft uns, jeweils daran zu denken, dass wir diese Informationen erhalten. Sonst muss dann nachgefragt werden, was die Arbeit unnötig verzögert.

Oder zum Beispiel für den Kassier. Da hilft ein Formular Buchungsbeleg, dass alle Angaben erfasst werden, die Buchhaltung rasch erfasst werden kann und die Revisioren ihre Arbeit erleichtert, da dieselben Informationen zu den einzelnen Buchungsvorgängen immer am selben Ort stehen.

Nur schon diese zwei Beispiele zeigen, dass auch ein Verein schon Formulare einsetzt, um die Prozesse zu vereinfachen, zu standardisieren und damit auch effizient zu machen.

Checklisten

Checklisten sind eine besondere Art von Formularen, welche helfen, einen einzelnen Prozess effizient und dokumentiert abzuwickeln. Schauen wir uns die Aufnahme eines neuen Mitgliedes an. Das Antragsformular kann nämlich auch gleich auch als Checkliste ausgestaltet werden. Verlangen zum Beispiel die Statuten eine formelle Aufnahme durch einen Vorstandsbeschluss, so muss dieser festgehalten werden. Warum nicht gleich auf dem Antragsformular. Zudem muss sichergestellt werden, dass das neue Mitglied in der Adressverwaltung erfasst wurde, damit Beitragsrechnung und Informationen korrekt verschickt werden. Auch diese Punkte können auf dem Antragsformular aufgenommen werden. Sind alle Punkte abgearbeitet, kann die Checkliste abgelegt werden. Bei möglichen Fehlern kann nachvollzogen werden, wann welche Aktivitäten erfolgten.

Checklisten können aber auch für andere Aufgaben im Verein hilfreich sein. Zum Beispiel für die Durchführung der Generalversammlung.

Eine Sammlung von Vorlagen finden sich bei NPO-Radar.

Marcel Niederer

 

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