Notwendig oder überflüssig?

Protokolle zu verfassen verursacht Aufwand. Darum stellt sich die berechtigte Frage, wo sind Protokolle notwendig, wann könnne sie weggelassen werden? Und in welcher Form sollen sie erstellt werden?

Es lohnt sich, diese Fragen zu stellen. Zum einen wird damit unnötiger Aufwand verhindert, auf der anderen Seite wird das festgehalten, welches im Leben eines Vereines wichtig ist.

Warum soll protokolliert werden?

Aus dem Zweck des Protokolls ergibt sich eigentlich rasch Art und Umfang des Protokolls. Bei normalen Sitzungen genügt ein Beschlussprotokoll, während bei Verhandlungen ein ausführliches Wortprotokoll notwendig sein kann. Zum Glück genügt in den meisten Fällen ein Beschlussprotokoll. Denn der Sinn des Protokolls ist es, festzuhalten, was beschlossen wurde. Damit ist auch ersichtlich, wer wofür zuständig ist, es entsteht daraus eine Pendenzenliste. Damit kann im Nachhinein nachvollzogen werden, welche Verpflichtungen entstanden sind.

Was soll protokolliert werden?

Der Inhalt richtet sich nach Zweck und Anlass. Unabhängig davon sind einige Punkte bei jedem Protokoll aufzuführen:

Bei grösseren Anlässen, zum Beispiel einer Mitgliederversammlung wird die Präsenzliste separat erhoben und aufbewahrt und im Protokoll auf diese Beilage verwiesen.

Welche Anlässe müssen protokolliert werden?

Zwingend zu protokollieren sind:

Sinnvoll sind im weiteren:

Empfohlen sind:

Wie soll protokolliert werden?

Das richtet sich nach der informationstechnologischen Infrastruktur der Organisation. Womöglich in einer geschützten Cloud mit einem Dokumentenmanagementsystem. Damit kann die Versionierung, Überarbeitung und Zugriff automatisiert werden. Auf alle Fälle soll das Protokoll laufend während der Sitzung aufgenommen werden und gleich anschliessend überarbeitet werden.

Wer protokolliert?

Hie und da ist es die Sitzungsleitung, welche das Protokoll erstellt. Dies aber führt zu einer Doppelbelastung bei der Sitzungsführung. Sinnvoll ist es, wenn ein Sitzungsteilnehmer mit der Protokollierung beauftragt ist. Oft ist es mit einer Vorstandsrolle wie Aktuar verbunden. Das Pflichtenheft des Vorstandes soll dies Regeln. 

Möglich ist auch ein gemeinsam erstelltes Protokoll, bei der jeder Teilnehmer sein Traktandum in das Protokoll einstellt. Hier muss aber jemand die Koordination und Schlussredaktion übernehmen.

Wer unterzeichnet das Protokoll?

Die Unterschrift bestätigt, dass das Protokoll wahrheitsgemäss erstellt wurde. Alle relevanten Tatsachen wurden festgehalten und richtig dargestellt. Dies ist besonders für Beschlüsse wichtig, da mit dem Protokoll eine Rechtswirksamkeit entsteht. Die Beschlüsse müssen vollzogen werden. Somit hat der Protokollführer das Protokoll zu unterzeichnen. Oft ist es auch Usus, das Protokoll durch die Sitzungsleitung gegenzeichnen zu lassen. Bei Versammlungen mit Stimmenzähler können diese ebenso das Protokoll gegenzeichnen.

Wie wird das Protokoll aufbewahrt?

Das unterzeichnete Protokoll muss mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Bei Beschlüssen, welche aber eine längere Rechtswirksamkeit entfallten können, sind entsprechend länger Aufbewahrungsfristen nötig. Da nun aber nicht jedes Protokoll mit einer Aufbewahrungsfrist versehen wird, ist es sinnvoll, Protokolle "ewig" zu archivieren.

 

Diese Blogbeitrag gibt nur einen kurzen Abriss das Wichtigsten zum Protokoll wieder. Es gibt unzählige Spezialfälle, es lohnt sich also, über die aufgeführten Punkte sich Gedanken zu machen. Eine Vorlage befindet sich im Download-Bereich.

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