Digitaler Verein - wieviel muss sein?

Veröffentlicht: Dienstag, 13. März 2018 Geschrieben von Super User Drucken

Digitalisierung in aller Mund

Kein Arbeitsbereich in unserem Berufsleben, der nicht von der Digitalisierung betroffen ist. Das ist ein Gemeinplatz, der hier nicht noch mehr ausgewalzt werden muss. Und im privaten Bereich schreitet die Digitalisierung auch immer weiter vor. Es sind nicht nur die Social Medias, sondern neu angeschaffte Gerätschaften sind heute einfach vernetzt, der Konsument hat kaum eine Wahl. Wie wirkt sich dass den auf unsere Freizeit aus? Wie, wenn wir uns unserem Hobby oder unserem ehrenamtlichen Engangement widmen?

In vielen Belangen scheint es nicht so offensichtlich zu sein, aber ständig werden immer neue Dienstleistungen auf die digitale Plattform gebracht. Kaum ein Sportverein ohne elektronische Agenda. Und hier kommt es zum kleinen, aber feinen Unterschied, der es ausmacht, ob die Digitalisierung auch sinnvoll genutzt wird. Bleiben wir beim Beispiel der Agenda: Nur ein Termineintrag auf einer Homepage ist noch keine echte Digitalisierung. Diese kommt erst dann zum Zug, wenn der Termin auch in die persönliche Agenda heruntergeladen werden kann. Oder wenn es Antwortmöglichkeiten, Anmeldungsoptionen gibt. So werden die Prozesse dann durchgängig digitalisiert.

Dieser Ansatz gilt natürlich auch für alle anderen Aufgaben in einem Verein. Von der Mitgliederverwaltung zum Rechnungswesen bis zur Protokollierung kann die Digitalisierung die Arbeit im Verein vereinfachen. Dabei gibt es natürlich einige Grundsätze zu beachten:

  • Geregelter Zugriff auf die Daten. Dies nicht nur als aus Gründen des Datenschutzgesetzes, sondern auch aus Interesse des Vereins
  • Vermeidung von Redundanzen. Die Daten sollten wenn immer möglich nur einmal an einem Ort in einer Version gespeichert werden. Damit wird ein Wirrwarr um gültige Versionen vermieden. Dafür aber:
  • Datensicherung. Die System müssen die Daten automatisch und laufend sichern, so dass eine manuelle Sicherung nicht notwendig ist. Damit soll einem Datenverlust vorgebeugt werden.

Der Weg zur Digitalisierung

Ein neu gegründeter Verein hat es vermutlich einfach, gleich von Anfang an auf eine digitale Plattform zu setzen. Bestehen aber bereits Prozesse und Hilfsmittel, muss eine Migration sorgfältig geprüft, geplant und umgesetzt werden. Dabei gilt es auch, zu prüfen, wo es sich lohnt, die bestehenden Prozesse auf eine digitale Plattform zu migrieren. Folgende Schritte können einer Digitalisierung zum Erfolg verhelfen:

Zeit für die Planung einplanen: Keine Haurückübung, sondern eine Klärung der Anforderungen unter Einbezug der Stakeholder erlauben ein gutes Zielbild. Und das zu erarbeiten, benötigt Zeit.

Migrationskosten budgetieren: Auch wenn in vielen Vereinen vieles durch ehrenamtliche Mitarbeiter erledigt wird, werden Kosten anfallen, welche im Budget vorgesehen sein müssen. Das zeigt aber auch, dass, je nach Budgethoheit gemäss Statuten, das entsprechende Gremium vom Vorhaben der Digitalisierung überzeugt werden muss. Damit die Kosten geschätzt werden können, müssen aus den Anforderungen Massnahmen abgeleitet und in einen Projektplan überführt werden.

Kleine Schritte: Ein grosser Sprung ist oft wegen mangelnden Ressourcen selten möglich und birgt auch grosse Gefahren. Durch kleine Schritte können auch rasch nutzbare Ergebnisse (quick wins) erzielt werden. Das wirkt für die Beteiligten auch motivierend.

Regelmässige Rückschau: Der Plan soll nicht erst am Ende auf die Erfüllung geprüft werden, sondern nach jedem Meilenstein ist Zeit, zu prüfen. Dies erlaubt eine rasche Kurskorrektur, wenn das Ziel nicht erreicht werden kann oder gewonnene Erkenntnisse aus den ersten Schritten neue Anforderungen ergeben.

Digitaler Verein - soviel muss sein!

Wie so oft in der Betriebswirtschaft gibt es nicht die einzig richtige Lösung. Digitalisierung beginnt mit der Nutzung von Email bis zur gemeinsam in der Cloud genutzten co-working-space. Gerade aber weil viele Vereine ihre Arbeit sehr dezentral, nämlich am jeweiligen Wohnort der Tätigen, erledigen, drängt sich eine Form der digitalen Zusammenarbeit auf. Massstab dafür sollen die Häufigkeiten der zu digitalisierenden Prozesse und der zu erwartende Nutzen. Effizienter und sicherer sollen die Prozesse abgewickelt werden. Das verhindert aber nicht, dass es die Formen der physischen Zusammenarbeit nicht mehr braucht. Bei Sitzungen kann vieles besprochen werden, was weder per Email noch Chat seinen Platz findet, eine Geburtstagskarte wirkt immer noch persönlicher als eine Messanger-Nachricht.

Alles alleine machen?

Oftmals arbeitet in einem Verein eine Person mit besonderer Affinität zur IT mit. Es wäre nun aber falsch, dieser Person, auch wenn sie sich dafür begeistern lässt, die ganze Digitalisierung zu schultern. Denn einerseits ist Digitalisierung nicht nur ein IT-Projekt, sondern es geht noch mehr darum, die bestehenden Prozesse durch neue Abzulösen.

Manchmal ist auch ein Begleitung mit einer Aussensicht sinnvoll. Einfach Marcel Niederer fragen.

 

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