Wie müssen Spenden behandelt werden?

Veröffentlicht: Mittwoch, 27. Januar 2021 Drucken E-Mail

Spenden sind willkommen!

Jeder Kassier freut sich, wenn der Mitgliederbeitrag aufgerundert wird. Das stärkt die Vereinskasse und lässt vieles Zusätzliches zu, wofür der eigentliche Jahresbeitrag nicht reicht. Doch wie richtig mit den Spenden umgehen?

In der Tat, lohnt es sich das genauer anzusehen. Es gibt folgende Fälle zu unterscheiden:

  • Spende ohne Zweckbindung, als Aufrunden des Mitgliederbeitrages
  • Spende ohne Zweckbindung, unabhängig vom Mitgliederbeitrag
  • Spende mit Zweckbindung
  • Gönnerbeiträge

Spenden ohne Zweckbindung, als Aufrunden des Mitgliederbeitrages

Häufig werden diese Vergütung gleich in einem Posten dem Ertragskonto "Mitgliederbeitrag" gutgeschrieben. Diese Praxis ist nicht ganz korrekt. Auch wenn es Mehraufwand bedeutet, sollen die Beträge aufgeteilt werden. Das heisst dem Finanzkonto (Bank, Kasse) sind zwei Ertragsbuchungen gegenüberzustellen: der eigentliche Mitgliederbeitrag und die Spende. Diese Art der Buchung erlaubt es, genauere Zahlen für das nächste Budget zu haben. Aber es gibt auch Auskunft darüber, ob die Mitgliederbeiträge für den Betrieb des Vereins genügen. So lässt sich ein strukturelles Defizit leichter feststellen, als wenn alle Eingänge nur auf einem Konto verbucht werden.

Der Verein ist mit der Verwendung dieser aufgerundeten Beträge frei, wenn nicht eine Zweckbindung vorliegt. Damit kann der Vorstand, nach den Regeln der Statuten, auch über diese Beträge verfügen. Diese freie Verwendung ist auch darum problemlos, weil der Spender auch Nutzer der Spende sein kann.

Spende ohne Zweckbindung, unabhängig vom Mitgliederbeitrag

Über diese Spenden kann der Vorstand im Rahmen der Statuten, allenfalls eines Spendenreglements, verfügen. Diese Spenden müssen separat verbucht werden. Sie könnten als normales Ertragskonto geführt werden. Allerdings würde beim Jahresabschluss der Saldo der Spenden das Jahresergebnis schönen, was nicht erwünscht ist: die Transparenz leidet darunter. Darum sollten dieses Spenden als Passivkonto "Spenden ohne Zweckbindung" geführt werden. Bei der Verwendung aus den Spenden wird aber nicht das entsprechende Aufwandskonto entlastet, was zwar naheliegend, aber genauso das Jahresergebnis verfälschen würde. Aus diesem Grund lohnt es sich ein Ertragskonto ausserhalb der Betriebsrechnung als "Verwendung von Spenden ohne Zweckbindung" zu führen. Das ergibt dann eine mehrstufige Erfolgsrechnung. Sie zeigt dann auch gegenüber den Spendern, dass diese Mittel gesondert verwendet werden.

Diese Aussonderung ist auch darum notwendig, da der Spender mit grosser Wahrscheinlichkeit nicht Nutzer der Spende sein wird, sondern den Vereinszweck unterstützen will.

Spende mit Zweckbindung

Der Spender verbindet mit seiner Spende die Erfüllung eines besonderen Zwecks. Die Zweckbindung muss natürlich mit dem Zweckartikel des Vereins in übereinstimmen. Gibt es regelmässig solche Spenden, so sollte der Vorstand ein Spendenreglement verfassen. Diese Spenden müssen den Passiven (Fonds) gutgeschrieben werden. Gibt es mehrere Spenden mit unterschiedlichen Zweckbindungen, so empfiehlt es sich, dafür entweder über eine Kostenstelle oder Projektkosten den Nachweis der Verwendung zu erbringen. Die Verwendung der Spenden ist, wie bereits oben beschrieben, nicht direkt der Entlastung der Ausgaben gutzuschreiben, sondern über ein Konto "Verwendung von Spenden mit Zweckbindung" zu führen. Damit wird dieselbe Transparenz wie bei den Spenden ohne Zweckbindung geschaffen. Im Jahresbericht kann über den Auszug der Kostenstelle oder Projektkostenstelle der Nachweis über die Verwendung erbracht werden.

Kann die Spende nicht zweckbezogen verwendet werden, so ist sie dem Spender in angemessener Frist zurück zu erstatten. Zudem hat der Spender ein Anrecht darauf, über die Verwendung informiert zu werden. Dies kann ein Verein durchaus proaktiv von sich aus machen, um so die Bindung zu dem Spender zu pflegen.

Gönnerbeiträge

Einige Vereine haben eine Mitglieder-Kategorie "Gönner". In der Regel haben die Gönner kein Wahl- und Stimmrecht, was sie von Passivmitgliedern unterscheidet. Gönnerbeiträge sind von der Art her wie Mitgliederbeiträge zu behandeln. Das heisst, die Beiträge können als Ertrag eingebucht werden und für die Vereinsaufgaben, nach Massgabe der Statuten, verwendet werden. Auch hier lohnt es sich, die Gönnerbeiträge auf ein eigenes Konto zu verbuchen, das hilft bei der Budgetierung und schafft Transparenz.

Anonyme Spenden

Gelegentlich wünschen Spender, dass sie im Geschäftsbericht oder in der Bilanz nicht erwähnt werden. Dennoch ist die Identität des Spenders festzustellen. Damit werden mögliche Vergehen gegen Geldwäscherei bereits zum vornherein abgeblockt. Mit Vorteil wird die anonyme Spende auf ein separates Konto mit der Bezeichnung "Anonyme Spende von A" gebucht. Dabei sind die oben aufgeführten Vorgehen für Spenden mit oder ohne Zweckbindung wieder zu beachten. Die Identität des Spenders muss für die Revision oder Behörden nachvollzogen werden können.

Spenden ablehnen

Spenden, welche nicht dem Vereinszweck oder den Vorgaben eines Spendenreglements entsprechen, sind zurückzuvergüten. Sind keine Kontoangaben bekannt, muss das Finanzinstitut damit beauftragt werden. Das führt in der Regel zu Spesen, schützt aber den Verein vor einem Reputationsrisiko, welches mit der Annahme von Mitteln aus dubiosen Quellen einhergeht.

Spendenreglement

Organisationen, welche den Nutzen ausserhalb der Mitglieder schaffen wollen, erlassen mit Vorteil ein Spendenreglement. Es enthält die Regelungen zu den obgenannten Punkten, ordnet Aufgaben und Befugnissen den Organen und Funktionären des Vereins zu. Das Spendenreglement soll ohne weiteres veröffentlicht werden. Spender schätzen es, zu wissen, wie mit ihren Spenden umgegangen wird. Denn es gilt: Spenden sind willkommen!

Im Downloadbereich steht ein Muster eines Spendenreglementes zur Verfügung.

 

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