Wozu ein Funktionendiagramm?

Veröffentlicht: Donnerstag, 30. Juli 2020 Drucken E-Mail

Es gibt eine ganze Reihe von Hilfsmittel in der Organisation. Ausgefeilte Tools mit unzähligen Informationen, welche aber ungeheuer aufwändig in der Erstellung und Pflege sind. Davor hat jeder Vorstand Angst, wenn ein Organisationstool vorgeschlagen wird. Aber ein Funktionendiagramm ist eben gerade nicht kompliziert oder aufwändig. Warum?

Ein einfacher Aufbau

Das Funktionendiagramm ist eine einfache Matrix mit den beiden Achsen "Wer" und "Was".

Wer sind die handelnden Organe eines Vereins. Zuerst natürlich die Mitgliederversammlung, dann der Vorstand, die Revisionsstelle, die einzelnen Funktionäre des Vereins, aber auch externe Akteure.

Was bezeichnet die einzelnen Aufgaben. Dabei beschränken wir uns bei der Auswahl auf die wirklich relevanten Aufgaben, welche nur bereichsübergreifend erledigt werden können. Wir beschränken uns dabei auf vielleicht 12 bis maximal 20 Aufgaben. Mehr ist zuviel des Guten.

In den Kreuzungspunkten beschreiben wir, welche Funktion wahrgenommen werden. Praktisch hat sich die Aufteilung nach PEAK erwiesen.

  • P = Planen
  • E = Entscheiden
  • A = Ausführen
  • K = Kontrollieren

Diese Funktionen erinnern an den Deming-Kreis PDCA (Plan - Do - Check - Act), ist aber davon zu unterscheiden.

Planen

Zuständig, dass die Aufgabe geplant wird. In die Planungsverantwortung gehört auch dazu, dass genügend Ressourcen zur Verfügung stehen und der Prozess auch ordentlich abgwickelt werden kann.

Entscheiden

Abschliessender Entscheid über die Aufgabe. Ist damit auch final Verantwortlich für diese Aufgabe.

Ausführen

Operative Ausführung der Aufgabe. Innerhalb kann es natürlich auch wieder Detailplanungsaufgaben geben, die aber hier nicht mehr abgebildet werden.

Kontrollieren

Überprüfung der Ausführung der Aufgabe. Dies kann aus formellen Gründen geschehen, ist aber immer im Sinne einer Qualitätssicherung zu sehen.

Beispiel

Die Matrix zeigt drei wichtige Aufgaben für die Generalversammlung (Mitgliederversammlung/Hauptversammlung). Das Funktionendiagramm lässt sich so lesen:

Die Mitgliederversammlung entscheidet über die Jahresrechnung, der Vorstand plant den ganzen Ablauf, der Kassier erstellt diese und die Revision (Kontrollstelle) überprüft sie. Damit haben wir in einer Zeile alle wichtigen Funktionen, der Prozess mit seinen wichtigsten Elementen ist dargestellt. Während die Jahresrechnung zwingend durch die Mitgliederversammlung als Aufsichtsorgan abgenommen werden muss, können die Statuten den Entscheid zum Budget auch so regeln, dass der Vorstand dafür Zuständig ist. Das E ist damit dann in der Spalte Vorstand. Somit ist der Vorstand dann für Planung und Entscheidung zuständig. Dies ist absolut zulässig. Es können mehrere Funktionen einem Bereich zugeordnet werden.

Die Spalte zeigt für jeden Bereich (WER) auf, welche Funktionen wahrzunehmen sind. Dies entspricht dem Pflichtenheft.

 

Die Zeile kann rasch darauf kontrolliert werden, ob alle Funktionen von PEAK darin vorkommen. Die Spalte zeigt auch rasch, welche Bereiche (WER) eher operativ (viele A) oder eher strategisch (viele P) tätig sind.

Eine Vorlage kann im Download-Bereich heruntergeladen werden.

Zweck

Wozu das Alles? Diese Frage ist berechtigt. L'art pour l'art soll nicht betrieben werden. Das Funktionendiagramm dient bei folgendem:

  • Überprüfung, ob die Hauptprozesse entlang von PEAK gestaltet sind
  • Überblick über die wichtigsten Aufgaben für jeden Funktionär
  • Hilfe für die Einführung neuer Vorstandsmitglieder
  • Raster für detaillierte Arbeitsbeschreibungen
  • Vermeidung von Doppelspurigkeiten
  • Aufdecken von Lücken

Damit hilft das Funktionendiagramm dem Vorstand auch zu überprüfen, ob der Verein compliant organisiert ist. Werden die wichtigen Aufgaben wahrgenommen? Sind die richtigen Entscheidungsträgern nach Gesetz und Statuten eingebunden? Finden die relevanten Kontrollen durch die befugten Stellen statt?

Grenzen des Funktionendiagramms

Wie man im obigen Beispiel sieht, ist es nicht möglich, detailliert Aufgaben zu beschreiben. Wie zum Beispiel der Kassier die Jahresrechnung erstellt, ist hier nicht festgehalten. Dazu dienen separate Arbeitsanleitungen, Merkblätter, Checklisten oder Handbücher der Softwareanbieter.

Die Anzahl der zuständigen Bereiche (WER) und Aufgaben (Prozesse) ist beschränkt. Es ist nicht sinnvoll, jede Verrichtung abzubilden. Diese können unter Umständen, wenn andere Hilfsmittel wie im Abschnitt vorher beschrieben, fehlen oder nicht korrekt abgewickelt werden.

Ergänzende Organisationstools

Zum Funktionendiagramm können noch weitere Organisationstools herangezogen werden, wie zum Beispiel:

  • Pflichtenheft: Beschreibt alle Aufgaben einer Stelle inklusive AKV (Aufgaben/Kompetenzen/Verantwortung)
  • Prozessmanagement: Als Übersicht mit einer Prozesslandkarte und einer detaillierten Beschreibung der einzelnen Prozesse
  • Internes Kontrollsystem: Beschreibt, wie die Organisations-Dokumentationen (wie die obenstehenden zum Beispiel) periodisch überprüft werden

Alle Dokumente zusammengefasst ergeben das Organisationshandbuch. Aber keine Angst, der Ausdruck Handbuch heisst heutzutage ja nicht, dass ein Ordner mit Papier gefüllt wird und irgend in einem Schrank verstaubt, sondern es stehen elektronische Hilfsmittel zur Verfügung, welche Nutzung und Pflege enorm erleichtern.

Für eine Unterstützung ist der Autor gerne bereit. Bei Fragen fragen.

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