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Das Pflichtenheft regelt die Aufgaben der einzelnen Ressortvorsteher. Es kann sowohl für Vorstandsmitglieder wie auch für Funktionäre verfasst werden. Es beschreibt die Aufgaben (=Pflichten), welche wahrgenommen werden müssen. Da stellt sich rasch die Frage, müssen wir das für unseren Verein auch machen? Bei uns ist ja alles klar, wer wofür zuständig ist.

In der Tat, ein kleiner Verein kann ohne Pflichtenheft ganz gut funktionieren. Das Pflichtenheft, oder eine Funktionsbeschreibung, hat folgenden Nutzen:

  • Zuständigkeiten einzelner Ressorts sind klar festgelegt, es gibt keine Überschneidungen oder Lücken,
  • die Stellvertretung ist einfacher, da anhand des Pflichtenheftes die Arbeiten beim Ausfall eines Vorstandsmitgliedes übernommen werden können,
  • bei der Suche nach neuen Mitwirkenden, ist es einfacher, die zukünftigen Aufgaben vorzustellen und die Interessenten können sich besser vorstellen, was auf sie zukommen wird.

Im Gegensatz zu einem Pflichtenheft in der Projektarbeit oder bei einer Ausschreibung werden nicht einmalige Aufgaben beschrieben, sondern die strategischen und operativen Aufgaben des Ressortsvorstehers.

Was beinhaltet ein Pflichtenheft?

Ein Pflichtenheft kann wie folgt gegliedert werden:

  • Stellenbezeichnung / Ressortname
  • Stellvertretung: vertritt, wird vertreten durch
  • Vorgesetztes Gremium
  • Unterstellte Funktionen
  • Ziel des Ressorts, abgeleitet aus Vereinszweck und Strategie
  • Anforderungen an Stelleninhaber
  • AKV – Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung
  • Aufgabenbeschrieb mit
    • Tätigkeiten
    • Zeitpunkt / Intervall
    • Mittel / Ressourcen
    • Bericht an
    • Aus dem Aufgabenbeschrieb leiten sich Kompetenzen und Verantwortung ab
  • Interventionsstelle bei Konflikten
  • Art der Entschädigung
  • Grundlegende Dokumente

 

Wie wird ein Pflichtenheft erstellt?

Je nachdem welche Unterlagen vorhanden sind, können für ein Pflichtenheft folgende Dokumente beigezogen werden:

  • Statuten
  • Reglemente
  • Organisationshandbuch
  • Prozesslandkarte und Prozessbeschreibungen
  • Merkblätter und Checklisten
  • Funktionendiagramm
  • und weiteres mehr

Zuerst gilt es, die einzelnen Ressorts klar zu definieren. Dabei gilt es auch, Verbundstellen aufzuzeigen. Werden zum Beispiel Mitgliederlisten durch den Aktuar oder die Kassierin geführt? Verschickt die Einladung zur Mitgliederversammlung der Aktuar oder die Präsidentin? Am besten werden die Aufgaben auf Post-It-Zetteln gesammelt und dann den einzelnen Ressorts oder Funktionen zugeordnet. Dieser Schritt wird mit Vorteil mit allen Beteiligten gemeinsam durchgeführt.

In einem zweiten Schritt erarbeiten die einzelnen Ressortverantwortlichen mit einer gemeinsamen Vorlage ihr eigenes Pflichtenheft.

Als dritter Schritt gleichen die Ressortverantwortlichen mit ihren Verbundstellen ab, ob diese zusammenpassen. Wenn zum Beispiel der Aktuar die Mitgliederliste führt, wie erhält die Kassierin die Informationen, um die Mitgliederbeiträge einzufordern.

Als vierter Schritt werden alle Pflichtenheft gemeinsam einem Review unterzogen. Dabei wird zum einen die formelle Richtigkeit überprüft (Vorlage / Begriffe), zum anderen die inhaltliche Richtigkeit. Die Korrekturen werden eingearbeitet und nach einer Schlusslesung durch alle Beteiligten werden die Pflichtenheft in Kraft gesetzt.

Jetzt haben wir eines! Was machen wir damit?

Das ärgste sind schöne Papiere, welche in der Schublade verstauben. Einige wenige Massnahmen können helfen, dass dies nicht passiert:

  • Die Aufgaben aus den Pflichtenheften werden in ein Funktionendiagramm übertragen. Dieses dient bei jeder Sitzungsvorbereitung, die Traktanden vorzubereiten
  • Die Pflichtenhefte und das Funktionendiagramm wird für alle zugänglich publiziert, z.B. im Vereins-Intranet
  • Die Pflichtenhefter werden periodisch einer Überprüfung unterzogen
  • Bei Differenzen zu Aufgaben werden die Pflichtenheft zugezogen. Wenn der Inhalt noch stimmt, werden die Aufgaben gemäss Pflichtenheft ausgeführt, ansonsten muss das Pflichtenheft revidiert werden.

Damit sollen die Zielsetzungen, wie anfangs beschrieben, erreicht werden:

  • Zuständigkeiten festlegen
  • Stellvertretung sicherstellen
  • Neue Interessenten umfassend informieren

Eine Vorlage befindet sich im Download-Bereich.

Viel Erfolg bei der Erstellung der Pflichtenheft. Und wenn Unterstützung helfen kann, einfach Marcel Niederer fragen.

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