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Corona-bedingte Verschiebungen
Die laufenden verschärften Einschränkungen zur Reduktion der Ausbreitungsgeschwindigkeit des Corona-Virus verunmöglichen eine Zusammenkunft, sei es als Vorstandssitzung, sei es als Generalversammlung (Hauptversammlung / Mitgliederversammlung).
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"Man kann nicht nicht kommunizieren" ist wohl das bekannteste Axiom von Paul Watzlawik, dem österreichischen Kommunikatonswissenschaftler. Das gilt im Projektleben noch mehr: Die Dringlichkeit von Projekten verkürzt die Zeit, in welcher man kommunizieren kann, die Wichtigkeit erhöht den Anspruch an die Kommunikation in Projekten. Was also tun?
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Die Projektsteuerung ist die wichtigste Aufgabe der verantwortlichen Personen während der Projektdauer. Je nach Projekt-Prozessen können die Projektsteuerung und die damit verbundenen Aufgaben von verschiedenen Personen wahrgenommen werden. Das einfache, aber wirksame Denkmodell PDCA-Zyklus oder Demingkreis helfen, die Projektsteuerung wahrzunehmen. Weitere Information von Wikipedia hier.
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Projektplan
Friedrich Dürrenmatt wird folgende Aussage zugeschrieben: Je planmässiger der Mensch vorgeht, umso wirkungsvoller trifft ihn der Zufall. Ein anderes Bonmot sagt zum Thema: Die Planung ersetzt den Irrtum durch den Zufall. Es ist kein Zufall, dass beide Aussagen einen Bezug zum Zufall herstellen. Schauen wir uns das genauer an.
Planmässiges vorgehen ist keineswegs nur den Projekten vorbehalten. Auch Geschäftsprozesse dienen dazu, planmässig vorzugehen. Welches sind die Erwartungen an einen Plan? Wir wünschen uns von einem Plan zu erfahren, wieviel Zeit wir aufwenden müssen, welche Ressourcen nötig sind, wer daran beteiligt ist und wo es allenfalls Stolperfallen gibt. Damit wollen wir Sicherheit gewinnen. Wir können damit auch abschätzen, ob das Vorgehen realistisch ist.
Die gewünschte Sicherheit ist natürlich nur mit einem gewissen Aufwand zu gewinnen. Die Planungskosten können ins uferlose laufen, wenn Zuviel und zu detailliert geplant wird. Bewusst in kaufgenommene …. Lassen sich bei Bedarf auch im nach hinein noch erarbeiten.
Also, wie packen wir das nun praktisch an? Folgende Schritte sollen uns helfen, systematisch vorzugehen und dabei den Überblick nicht zu verlieren.
Arbeitsgebiete bilden
Unterstellen wir, dass wir grundsätzlich nach Wasserfall oder «vom Groben zum Detail» arbeiten. Agile Methoden arbeiten diesbezüglich etwas anders. Je nach Projektreife erstellen wir einen Phasenplan mit folgenden möglichen Phasen:
- Planungsphase
- Designphase
- Umsetzungsphase
- Einführungsphase
Je nach verwendeter Literatur heissen diese Phasen auch anders, haben aber dieselben Phasenzielsetzungen.
Planungsphase
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Ziel: |
Wir wollen einen Projektplan, welcher uns aufzeigt, welche Phase wie lange läuft, welche Ressourcen gebunden werden, welche Risiken auftreten können und was wir zu jedem Phasenende erhalten. |
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Mögliche Inhalte: |
Bildung von Arbeitspaketen |
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Phasenergebnisse: |
Projektplan. Bei grossen Projekten können wir auch nur die nächste Phase genau planen und die folgenden Phasen nur grob erfassen. Dann wird der Planungsaufwand auf die folgenden Phasen verschoben, dafür kann dann genauer geplant werden, weil wir mehr über das Projekt wissen. |
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Vorgehen: |
Die Bildung von Arbeitspaketen ist eine anspruchsvolle Sache. Die Themen müssen gleichwertig und gleichartig sein. Dazu müssen wir uns über die Gliederungskriterien Gedanken machen. Hilfreich sind da Branchenstandards. Oder Produktelebenszyklen oder Prozesszyklen wie Entstehung, Erhalt, Untergang. |
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Die Arbeitspakete erhalten einen bezeichnenden Titel, Verantwortliche, Mitwirkende. |
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Je nach Grösse der Arbeitspakete bilden wir daraus Teilprojekte, welche für ein übergeordnetes Thema zuständig sind. |
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Die Arbeitspakete geben wir and die Paketverantwortlichen weiter, welche dann eine Detailplanung, nach demselben Muster vornehmen. |
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Diese Detailplanungen werden dann konsolidiert und aufeinander abgestimmt. |
Designphase
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Ziel: |
Wir kennen den Lösungsweg. Je nach Projektanforderung können wir unter verschiedenen Varianten wählen. |
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Mögliche Inhalte: |
Beschreibung der Lösung entlang der Arbeitspakete. Der Funktionsumfang und die dazu benötigten Aufwendungen sind beschrieben. Der Risikokatalog wird überarbeitet. |
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Phasenergebnisse: |
Lösungsbeschreibung mit allfälligen Varianten bezüglich der Umsetzung. Verifizierter Phasenplan für die Umsetzung. |
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Vorgehen: |
Jedes Teilprojektteam erarbeitet auf Grund des Phasenplanes die Projektergebnisse. Diese werden in einem Gesamtbericht zusammengefasst. Allfällige Anträge an Entscheidungsträger werden gesamthaft aufgeführt. Für die Umsetzung wird der Phasenplan überarbeitet. |
Umsetzungsphase
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Ziel: |
Das gewünschte System, hier in einem umfassenden Sinne verstanden, wird erstellt. |
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Mögliche Inhalte: |
Konkrete Umsetzung gemäss den Plänen aus der Designphase. |
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Phasenergebnisse: |
Fertiges System, das zur Einführung bereit ist. Ein überarbeiteter Phasenplan für die Einführung. |
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Vorgehen: |
Die Arbeitspakete werden gemäss Detailplanung der Designphase abgearbeitet. Regelmässiges Reporting. |
Einführungsphase
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Ziel: |
Das System steht zur Verfügung und kann im operativen Alltag reibungslos genutzt werden. |
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Mögliche Inhalte: |
Information und Schulung der Nutzer. Übernahme von Daten aus alten Systemen. Information weiterer Stakeholder. Ablösung des alten Systems. |
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Phasenergebnisse: |
Das neue System läuft fehlerfrei. Allfällige Mängel sind bekannt und deren Behebung ist geplant. |
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Vorgehen: |
Gemäss Drehbuch aus der Umsetzungsphase wird das neue System übernommen. Dabei können wir zwischen einer «Big-Bang»-Einführung wählen, bei der alles an einem Tag umgestellt wird oder aber einer etappenweisen Einführung, wenn zum Beispiel ein Pilotbetrieb nötig oder möglich ist oder periodisch Teilsysteme eingeführt werden. |
Tools
In der Tat können Projektplanungstools die Arbeit erleichtern. Aber es kommt auch hier auch auf den Umfang des Projektes an. Ein Teilprojektleiter kann bis zehn Aktivitäten noch gut auf einem Blatt Papier handhaben. Gibt es weitergehende Anforderungen, wie Histogramme (Auslastungsdiagramme) oder Konsolidierung von Teilplänen, dann kann der Einsatz eines Tools sinnvoll werden. Dabei darf aber der Aufwand für die Erfassung der Daten, das Nachführen und Auswerten nicht unterschätzt werden. Und ein schlechter Plan wird durch ein Tool nicht zu einem guten. Denn ”A fool with a tool is still a fool”.
Zum Schluss
Erinnern wir uns an die Einleitung: Je planmässiger der Mensch vorgeht, umso wirkungsvoller trifft ihn der Zufall. Dies soll uns immer daran erinnern, dass Pläne ständig an die veränderte Wirklichkeit anzupassen sind. Sonst gelten dann andere Projektmanagementweisheiten: Und hat es keinen Sinn, so hat es doch Methode. Oder: Gestern standen wir einen Schritt vor dem Abgrund, heute sind wir einen grossen Schritt weiter.
Ein Überblick zu den wichtigsten Elementen eines Projektes findet sich auf dem Projektmanagement-Canvas.
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Zweck
Das Projektmanagement-Canvas gibt einen raschen Überblick über die wichtigsten Elemente im Projektmanagement. Es ist Vorgehensneutral und dient beim Start eines neuen Projektes als Überblick.
Die einzelnen Elemente sind in separaten Beiträgen beschrieben. Wo vorhanden, einfach klicken.
Projektsteuerung
Während der ganzen Lebensdauer des Projektes muss das Projekt durch die verantwortlichen Personen gesteuert werden.
Projektwürdigkeit
Bevor ein Projekt gestartet wird, muss es auf seine Projektwürdigkeit geprüft werden. Erst dann wird es in das Projekt-Portefeuille aufgenommen.
Projektbeteiligte
Die Projektbeteiligte werden oft auch Stakeholder genannt. Es lohnt sich, am Anfang aber auch immer wieder bei Meilensteinen, sich mit den Stakeholdern des Projektes zu beschäftigen.
Projektressourcen
Ein Projekt braucht Mittel (Projektressourcen), sei es Geld, Personal, Maschinen, Raum usw.
Projektrisiken
Kein Projekt ohne Risiken. Während der ganzen Projektdauer verdienen Projektrisiken unsere Aufmerksamkeit.
Projekthandbuch
Das Projekthandbuch ist für jedes einzelne Projekt und jeden Projektmitwirkenden der Leitfaden, welcher in diesem Projekt-Canvas aufgeführten Elemente enthält.
Projektplan
Mit einem Projektplan lässt sich ein Projekt sinnvoll organisieren.
Projekt-Ergebnisse
Im Projektplan steht, was im Laufe eines Projektes erschaffen werden soll. Die Projekt-Ergebnisse, egal ob nur Konzepte oder fertige Systeme, sind zu dokumentieren.
Kommunikation
Projekte sind immer in einem Umfeld eingebunden und mehrere Beteiligte tragen zu den Projektergebnissen bei. Die Kommunikation in Projekten ist eine ständige Aufgabe, welche sorgfältig geplant und vorbereitet sein muss.
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Projektrisiken
Ein wesentliches Element, welches ein Projekt beschreibt, ist das Risiko. Jedes Projekt betritt Neuland und damit sind Risiken verbunden. Es gibt unterschiedliche Risikostrategie, welche weder schlecht noch gut sind, aber der Situation angepasst sein müssen, damit sich der Projekterfolg einstellt:
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Projektressourcen
Wollen wir ein Projekt stemmen, wissen wir, dass dies mit den üblichen Mitteln nicht möglich ist. Wir brauchen dazu zusätzliche Mittel. Schauen wir zuerst an, welche Ressourcenarten für ein Projekt notwendig sind:
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Projektwürdigkeit
Die Prüfung eines Vorhabens auf seine Projektwürdigkeit hat verschiedene Vorteile:
- Projektitis wird verhindert,
- Grundlagen für die Einordnung ins Projektportfolio werden erarbeitet,
- Erster, wenn auch grober, Ressourcenbedarf wird ermittelt,
- Ein erstes Bild über mögliche Risiken entsteht.
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Es ist das Wesen des Projektgeschäftes, dass dies immer im Teamwork geschieht. Zudem benötigen Projekte immer Input von aussen und sie wirken nach aussen. Damit gibt es grundsätzlich drei Personengruppen, welche an einem Projekt beteiligt sind:
- Das Projektteam
- Die Lieferanten (Input)
- Die Betroffenen (Output)
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In vielen Vereinsrechnungen finden wir unter den Aktiven verschiedene Bank-, bzw. Postfinance-Konti. Diese sind mit verschiedenen Rubriken gekennzeichnet. Ist es wirklich nötig, verschiedene Konti zu führen? Diese Frage stellt sich mit den erhöhten Grundgebühren erst recht. Es gibt aber eigentlich nur zwei Kriterien,
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Gründe für ein Bankkonto
Viele Vereine können ihren geringen Bedarf an Finanztransaktionen sehr wohl noch bar abwickeln. Da wird zum Beispiel am Ende eines Anlass direkt abgerechnet und jeder Beteiligte zahlt seinen Beitrag.
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Vorbereitung auf die nächste Generalversammlung
Auch wenn bei den meisten Vereinen zur Zeit eher der Jahresabschluss Arbeit verursacht, gehört der Blick nach Vorne mit zu den Aufgaben des Vorstandes. Da stehen Ersatzwahlen in den Vorstand an. Kontakt mit geeigneten Kandidaten oder Kandidatinnen haben bereits stattgefunden. Solche Wahlen wollen gut vorbereitet sein, damit dann die Generalversammlung auch dem Vorstand folgt.
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